你有沒(méi)有遇到過(guò)這樣的經(jīng)歷：?jiǎn)为毴�執行一個(gè)任務(wù)時(shí)，成果還不錯。但當涉及多線(xiàn)任務(wù)，需要同時(shí)跟進(jìn)不同對接人，統籌一大堆信息時(shí)，就特別容易出差錯。

比如：花了大量時(shí)間討論，開(kāi)冗長(cháng)的會(huì )，到頭來(lái)卻得不出任何有用結果；原定的計劃不斷拖延、延期，任務(wù)進(jìn)度一直沒(méi)有進(jìn)展；明明把工作安排妥當，一忙起來(lái)卻全部拋諸腦后，全憑印象做事；收集了大量資料，記了一堆備忘信息，執行時(shí)卻總是丟三落四，導致被老板說(shuō)「統籌能力不行」……

很多時(shí)候，發(fā)生這些情況，并不是由于你的能力不行，而是，你沒(méi)有將你的思維，從「任務(wù)」轉移到「項目」。

什么是項目？項目其實(shí)并不復雜，它無(wú)非就是一系列任務(wù)的統稱(chēng)。

無(wú)論是開(kāi)設一個(gè)門(mén)店，舉辦一場(chǎng)活動(dòng)，設計一個(gè)產(chǎn)品，組織一次推廣……甚至，聚焦到個(gè)人身上，準備一場(chǎng)考試，完成一次演講，策劃一場(chǎng)旅行，都可以是一個(gè)項目。

當我們聚焦在一項任務(wù)上面時(shí)，我們需要考慮的地方很少：無(wú)非「如何把任務(wù)做得更好」而已。

但當我們面對一個(gè)項目，我們需要考慮的地方，就多了很多：

時(shí)間有限，如何在規定的時(shí)間內，盡可能提高成果？

資源有限，如何做，才能最大化資源的利用效率？

跟項目相關(guān)的信息，錯綜復雜，如何將它們盡可能利用起來(lái)？

協(xié)調好這些因素，就需要我們建立一套，行而有效的項目管理方法。

不要看到「項目管理」就心生畏懼 —— 其實(shí)，只要運用一些簡(jiǎn)單的思維和工具，你也可以一個(gè)人，撐起一個(gè)復雜的項目。

剛好訓練營(yíng)結營(yíng)了，我就以這期訓練營(yíng)為例，分享給大家一些有效的方法。

1. 邊界分析法

前陣子，我分享了自己通過(guò) DIKW 模型來(lái)學(xué)習的方法。有同學(xué)在后臺提問(wèn)：

在網(wǎng)上搜尋信息時(shí)，經(jīng)常一不小心就陷了進(jìn)去，不斷瀏覽新頁(yè)面，導致花上大量時(shí)間，如何把握這里面的「度」呢？

其實(shí)，這看似簡(jiǎn)單，卻是項目管理特別核心的一個(gè)思維。

無(wú)論做什么，時(shí)時(shí)刻刻問(wèn)自己：我所做的，是否在項目邊界之內？

什么是項目邊界？簡(jiǎn)而言之，就是一條明確的界限：這次的項目要做什么，不做什么。

這必須在項目最開(kāi)始的時(shí)候就確定下來(lái)。

舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子：

規劃一次旅行，途徑某個(gè)城市，轉機時(shí)間24小時(shí)，那么我就會(huì )首先做好計算：這24小時(shí)里面，除去交通的時(shí)間，以防意外的安全時(shí)間，剩下能自由行動(dòng)的時(shí)間，有多少？

接著(zhù)，所有可能會(huì )消耗時(shí)間的方案（比如需要排隊、路途遙遠、位置偏僻等），全部會(huì )被我篩出去。

我會(huì )把所有的注意力，放在位于市區里面、交通便利、無(wú)需花費太多時(shí)間的景點(diǎn)，再大致定下游覽路線(xiàn)。

這樣一來(lái)，哪怕玩得不是很盡興，錯過(guò)了某幾個(gè)地方，也不要緊。因為我知道，一旦誤機了，后面的損失會(huì )更大 —— 所有做好的規劃，可能都要全盤(pán)推翻重來(lái)。

更重要的是，這可以避免在規劃的時(shí)候，浪費大量時(shí)間，最終卻發(fā)現找出來(lái)的場(chǎng)所都不合適。

這就是「在邊界之內思考」：先劃下邊界，再考慮「自己所考慮的事情，是否在邊界之內？」如果不是，就先記下來(lái)，將其清出大腦，避免在上面浪費過(guò)多的時(shí)間和精力。

實(shí)際應用中，可以采用這樣的方式：

在一張白紙上，畫(huà)下一條線(xiàn)：左邊是「邊界之內」，右邊是「邊界之外」。每當你想到任何一個(gè)新議題時(shí)，將其寫(xiě)下來(lái)，看看它是位于線(xiàn)（邊界）的左邊，還是右邊。

最常用的場(chǎng)合，是在會(huì )議上。

我保證，你一定見(jiàn)過(guò)這樣的同事：發(fā)言從第一句開(kāi)始就天馬行空，總是不經(jīng)意帶偏會(huì )議的節奏，還一說(shuō)就是一大通，又不好打斷。

這個(gè)時(shí)候最需要的是什么呢？主持人在白板上畫(huà)下一道線(xiàn)，告訴他：你說(shuō)的我們先記下來(lái)，下次再找時(shí)間討論，現在我們回到會(huì )議中心議題上。

這樣，就可以保證，整個(gè)討論過(guò)程，始終都在「我們的控制之內」，不會(huì )偏離到其他方向。

同樣，在規劃訓練營(yíng)的時(shí)候，我會(huì )先思考：訓練營(yíng)要包含哪些內容？不包含哪些內容？這中間明確的一條界限是什么？

這樣一來(lái)，就可以避免在規劃和執行過(guò)程中，不斷地「增加」新的東西進(jìn)來(lái)，導致訓練營(yíng)變得過(guò)于臃腫、復雜，也不利于同學(xué)們的理解。

2. 里程碑跟進(jìn)法

在項目管理中，最常用、也是最重要的是什么？莫過(guò)于時(shí)間規劃了。

如果說(shuō)時(shí)間管理，是對于單線(xiàn)任務(wù)的管理，那么項目管理就更加立體：同一段時(shí)間里，要兼顧多個(gè)項目、多個(gè)任務(wù)，如何才能避免手忙腳亂？

舉個(gè)例子：我在籌備訓練營(yíng)的時(shí)候，同時(shí)還要兼顧公眾號、寫(xiě)書(shū)，以及跟朋友合作的其他項目，如何才能將這些事情，一一安排妥當？

一個(gè)行而有效的方法，是利用 Excel，做出一張「里程碑表格」，將所有需要兼顧的項目，全部寫(xiě)上去，記錄下關(guān)鍵節點(diǎn)（亦即「里程碑」）。

再根據這張表格，每天跟進(jìn)，記錄當天的進(jìn)度、重要事項、備忘錄。達到用一張表格，就能統籌所有項目的目的。

橫軸是時(shí)間，縱軸是項目類(lèi)別。標紅的格子是關(guān)鍵節點(diǎn)，也就是「里程碑」，亦即已經(jīng)確定下來(lái)、需要交付明確成果的時(shí)間點(diǎn)。

接著(zhù)，每一天結束了，再撥出一段固定的時(shí)間，用來(lái)做跟進(jìn)：在當天的格子里，將這一天主要的進(jìn)展、成果和重要信息記錄下來(lái)，便于以后查看。

這張「里程碑表格」，有什么作用呢？

1）縱向看，可以一目了然看到：每一天需要完成哪些任務(wù)。

當面對的任務(wù)繁多、項目復雜的時(shí)候，用滴答清單等 Todo List 工具，不便于縱覽全局。但用里程碑表，我們就可以看到這個(gè)月所有的安排。知道自己手頭上有哪些事情，這些事情需要完成什么，對時(shí)間有什么要求，等等。

更具體來(lái)說(shuō)，只要我們定位到某一天，縱向劃下一道線(xiàn)，當天所有需要完成的事情，也就全部一清二楚。

2）橫向看：可以以項目為核心，看到某一個(gè)項目的全部規劃。

這一點(diǎn)不用說(shuō)了。我們定位到任意一行，就能清楚地看到：對于某個(gè)項目，已經(jīng)確定的關(guān)鍵節點(diǎn)有哪些；為了實(shí)現這些關(guān)鍵節點(diǎn)，我們需要做什么；每一天需要完成多少進(jìn)度；等等。

3）每日跟進(jìn)：可以讓自己知道，實(shí)際執行跟計劃的差異。

任何一份計劃，做出來(lái)，僅僅只是開(kāi)始。如果把計劃放在一邊不管，是不會(huì )起到任何作用的。

所以，我們需要在每天的格子里，記錄下每天的進(jìn)度、問(wèn)題和重要信息，做好跟進(jìn)。

這樣，才能讓我們看到，每一天，項目實(shí)實(shí)在在地在推進(jìn)著(zhù)。如果遇到任何障礙和問(wèn)題，也能及時(shí)注意到，納入考慮范圍。

可能有同學(xué)會(huì )問(wèn)：能不能用日歷來(lái)做「里程碑」？其實(shí)也可以。就是用起來(lái)，不如直接用 Excel（或是其他表格軟件）方便。

而且，在時(shí)間管理領(lǐng)域里，日歷通常有另外一套其他的用法。以后會(huì )再分享給大家。

當然，這只是一個(gè)極其簡(jiǎn)化的模型，項目管理中，面對更復雜的項目，會(huì )有更高級的應用，在這里就不展開(kāi)講了。

3. 筆記統籌法

訓練營(yíng)第一期的學(xué)員，會(huì )知道：我在課程中，安排了大量的實(shí)例、材料和練習題。

這些內容從哪里來(lái)的呢？絕大多數，都是我平時(shí)上網(wǎng)、讀書(shū)的時(shí)候，從各種途徑收集起來(lái)，并優(yōu)化、修改的。

日常生活和工作中，我們會(huì )接觸到大量信息。這些信息，如果僅僅是蜻蜓點(diǎn)水，不加收納和應用，很容易遺失，非�？上�。

譬如說(shuō)：學(xué)員們提的建議，聊天時(shí)突發(fā)的靈感，上網(wǎng)時(shí)看到的材料，突然想到的一個(gè)切入點(diǎn)……

這些信息，如果平時(shí)不注意收集，僅僅在任務(wù)到來(lái)時(shí)，才主動(dòng)去搜集的話(huà)，效率會(huì )相當低。

所以，從我開(kāi)始籌備訓練營(yíng)的時(shí)候，就在筆記里新建了一個(gè)筆記本，取名「訓練營(yíng)」。并將所有相關(guān)的信息 —— 無(wú)論是聊天記錄的只言片語(yǔ)，還是網(wǎng)上的材料，全部丟進(jìn)里面。

等到擁有整段時(shí)間時(shí)，再對里面的內容，進(jìn)行重組、整合和應用。

比如：刷知乎時(shí)看到一段材料，覺(jué)得「很適合讓學(xué)員們來(lái)找漏洞」，我就會(huì )將它直接分享到筆記里，加上「習題」的標簽。

跟朋友聊天時(shí)，突然產(chǎn)生一個(gè)靈感，很適合用到講課里，我就會(huì )立刻記下關(guān)鍵詞，打上「想法」的標簽，放進(jìn)「訓練營(yíng)」筆記本里。

然后，再在每天晚上，檢視一遍今天新增的筆記。對每一條筆記去思考，怎么做，才能更好地把它用起來(lái)。

譬如說(shuō)：將記下來(lái)的「想法」全部放到一起，看它們能夠如何整合起來(lái)，產(chǎn)生更好的效果；

將「案例」放到一起，進(jìn)行對比，思考：如何讓大家的思路能夠由淺入深、逐步細化？應該如何安排這些案例的順序？是否需要對其中部分內容進(jìn)行修改？

諸如此類(lèi)。

這里說(shuō)一下，我使用的筆記工具，是印象筆記。但其他筆記也能勝任。比如 Onenote、有道云筆記、為知筆記、Bear，都可以。

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通過(guò)這個(gè)方式，讓平時(shí)所有的碎片信息「為我所用」，就能最大化對信息的利用效率。

4. KPT復盤(pán)法

我常常說(shuō)一句話(huà)：一個(gè)項目做完了，遠遠沒(méi)有結束，只有經(jīng)過(guò)復盤(pán)，將項目中的經(jīng)驗和教訓記住，用在下一次項目中，才是真正盡到了它的使命。

所以，復盤(pán)的重要性，提到多高也不為過(guò)。

如果沒(méi)有復盤(pán)，一個(gè)項目做下來(lái)，你相當于任何提升都沒(méi)有獲得。該犯的錯下次還是會(huì )犯，該繞的路下次還會(huì )繞，該遇到的坑下次還會(huì )遇到。

那么，如何簡(jiǎn)單有效地做好項目復盤(pán)呢？

有一個(gè)簡(jiǎn)單的方法，叫做 KPT 復盤(pán)法。

K 代表 Keep：在這次項目過(guò)程中，有哪些細節、操作，是可以繼續保持的？

P 代表 Problem：在這次項目中，遇到了什么問(wèn)題？有哪些地方需要進(jìn)一步思考、解決？

T 代表 Try：在這次項目中，有哪些想法是可以在下次項目中嘗試的？不妨測試一下。

舉一個(gè)例子，這是訓練營(yíng)第一周的復盤(pán)：

注意：在應用 KPT 復盤(pán)法的過(guò)程中，順序一般是這樣：

1）找出 K：亦即肯定這個(gè)周期中有效的行動(dòng)，繼續保持到下一個(gè)周期里；

2）找出 P：亦即通過(guò)反饋、匯報和成果，找到這個(gè)周期中存在的問(wèn)題，把它們記下來(lái)；

3）寫(xiě)下 T：根據找到的 P，試著(zhù)寫(xiě)出可行的嘗試方法，再一一進(jìn)行小范圍測試。

這樣一來(lái)，就能讓每一次的經(jīng)驗和教訓，都成為下一次項目寶貴的財富。

要注意的是，并不是只有項目結案了，才能復盤(pán)。實(shí)際上，每一個(gè)周期里，都可以進(jìn)行一次小復盤(pán)。

像前面舉的例子，就是在第一周結束之后，進(jìn)行的一次小復盤(pán)，并用到第二周里面。

希望這些方法，能夠切實(shí)有效地提升你的工作效率。: )

來(lái)源：L先生說(shuō)

原標題：如何像一支團隊一樣戰斗？